Trước khi nhập cảnh vào Nhật Bản, du khách cần hoàn tất tờ khai nhập cảnh Nhật Bản để cung cấp thông tin cá nhân, chuyến bay và nơi lưu trú. Nhằm giúp bạn chuẩn bị đúng ngay từ đầu, Visa Toàn Cầu sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai bản giấy, cách khai báo online qua Visit Japan Web và những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục tại sân bay.
Hướng dẫn điền tờ khai nhập cảnh Nhật Bản bản giấy
Tờ khai nhập cảnh Nhật Bản bản giấy là biểu mẫu được sử dụng để cung cấp thông tin cá nhân, chuyến bay và địa chỉ lưu trú cho cơ quan xuất nhập cảnh Nhật Bản. Việc điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên tờ khai sẽ giúp quá trình làm thủ tục nhập cảnh diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn khi đến Nhật Bản.
Tờ khai nhập cảnh Nhật Bản
Tờ khai nhập cảnh Nhật Bản là biểu mẫu được cơ quan xuất nhập cảnh Nhật Bản sử dụng để thu thập thông tin cá nhân, chuyến bay, nơi lưu trú và mục đích nhập cảnh của hành khách. Việc điền chính xác các thông tin trên tờ khai sẽ giúp quá trình làm thủ tục nhập cảnh diễn ra nhanh chóng, hạn chế sai sót hoặc phát sinh yêu cầu bổ sung tại sân bay.
- Mặt trước tờ khai nhập cảnh Nhật Bản
Mặt trước tập trung vào thông tin cá nhân và chi tiết chuyến bay. Bạn cần điền chính xác các mục sau:
|
STT |
Mục cần điền |
Hướng dẫn điền |
| (1) | Family Name | Điền họ bằng chữ in hoa không dấu, đúng theo hộ chiếu. |
| (2) | Given Names | Điền tên đệm và tên bằng chữ in hoa không dấu, đúng theo hộ chiếu. |
| (3) | Date of Birth | Điền ngày, tháng, năm sinh theo đúng định dạng trên tờ khai. |
| (4) | Home Address | Điền quốc gia và thành phố nơi bạn đang sinh sống. Ví dụ: Country name: VIETNAM; City name: HO CHI MINH hoặc HANOI. |
| (5) | Purpose of Visit | Chọn mục đích nhập cảnh phù hợp như Tourism, Business, Visiting relatives hoặc Others. Nếu chọn Others, cần ghi rõ mục đích cụ thể. |
| (6) | Last Flight No./Vessel | Điền số hiệu chuyến bay đến Nhật Bản. Thông tin này có trên vé máy bay hoặc thẻ lên máy bay. |
| (7) | Intended Length of Stay in Japan | Điền thời gian dự kiến lưu trú tại Nhật Bản, ví dụ 5 days, 7 days hoặc theo lịch trình chuyến đi. |
| (8) | Intended Address in Japan/TEL | Điền địa chỉ lưu trú tại Nhật Bản và số điện thoại liên hệ nếu có. Có thể ghi địa chỉ khách sạn, nhà người thân, ký túc xá hoặc trường học. |
| (9) | Câu hỏi an ninh | Đánh dấu vào ô phù hợp cho 3 câu hỏi về lịch sử bị trục xuất/từ chối nhập cảnh, tiền án và việc mang vật phẩm bị cấm. Nếu không thuộc các trường hợp này, chọn “No”. |
| (10) | Signature | Ký tên xác nhận thông tin đã khai. Chữ ký nên giống chữ ký trong hộ chiếu. |
Sau khi điền xong mặt trước, bạn nên kiểm tra lại họ tên, ngày sinh, số chuyến bay và địa chỉ lưu trú tại Nhật. Đây là những thông tin dễ bị hỏi lại nếu điền thiếu hoặc không trùng với giấy tờ cá nhân.
- Mặt sau tờ khai nhập cảnh Nhật Bản
Mặt sau tờ khai nhập cảnh Nhật Bản chủ yếu gồm các câu hỏi liên quan đến tiền án, tiền sự, vi phạm pháp luật, việc mang theo hàng hóa bị hạn chế và các vấn đề an ninh. Bạn cần đọc kỹ từng câu hỏi và trả lời trung thực theo tình trạng thực tế của mình.
|
STT |
Nội dung câu hỏi |
Hướng dẫn điền |
| (11) | Bạn đã từng bị trục xuất khỏi Nhật Bản, từng rời Nhật theo lệnh xuất cảnh hoặc từng bị từ chối nhập cảnh vào Nhật Bản chưa? | Nếu chưa từng gặp các trường hợp này, chọn “No”. Nếu có, cần trả lời trung thực theo đúng tình trạng thực tế. |
| (12) | Bạn đã từng bị kết án trong một vụ án hình sự tại Nhật Bản hoặc tại quốc gia khác chưa? | Nếu chưa từng bị kết án, chọn “No”. Không nên bỏ trống phần này. |
| (13) | Hiện bạn có mang theo ma túy, cần sa, thuốc phiện, chất kích thích, chất bị kiểm soát, kiếm, súng, chất nổ hoặc vật phẩm tương tự không? | Nếu không mang theo các vật phẩm này, chọn “No”. Nếu có vật phẩm đặc biệt, cần khai báo đúng quy định. |
Thông thường, nếu du khách không có lịch sử vi phạm và không mang vật phẩm bị cấm, các câu hỏi này sẽ được đánh dấu “No”. Tuy nhiên, bạn không nên đánh dấu theo thói quen mà cần đọc đúng nội dung từng câu hỏi trước khi chọn.
Tờ khai hải quan Nhật Bản
Tờ khai hải quan Nhật Bản dùng để khai báo hành lý, hàng hóa, tiền mặt, thực phẩm, thuốc men hoặc vật phẩm cần kiểm tra khi nhập cảnh. Mẫu này thường có phần thông tin cá nhân ở bên trái và phần khai báo hàng hóa ở bên phải.
|
STT |
Mục cần điền |
Hướng dẫn điền |
| (1) | Flight No./Name of vessel | Điền số hiệu chuyến bay hoặc tên phương tiện nhập cảnh Nhật Bản. |
| (2) | Point of embarkation | Điền địa điểm xuất phát trước khi đến Nhật Bản. |
| (3) | Date of Arrival in Japan | Điền ngày nhập cảnh Nhật Bản theo ngày hạ cánh thực tế. |
| (4) | Name | Điền họ và tên theo hộ chiếu, thường viết in hoa không dấu. |
| (5) | Address in Japan/TEL | Điền địa chỉ và số điện thoại nơi lưu trú tại Nhật Bản. |
| (6) | Nationality | Điền quốc tịch của người nhập cảnh, ví dụ: VIETNAM. |
| (7) | Occupation | Điền nghề nghiệp hiện tại, ví dụ: STUDENT, OFFICE STAFF, BUSINESS OWNER. |
| (8) | Date of Birth | Điền ngày, tháng, năm sinh đúng theo hộ chiếu. |
| (9) | Passport No. | Điền số hộ chiếu. Cần kiểm tra kỹ để tránh sai ký tự. |
| (10) | Number of Dependents | Điền số người đi cùng theo nhóm tuổi nếu có. Nếu đi một mình, điền theo hướng dẫn trên mẫu. |
| (11) | Câu hỏi về hàng hóa mang vào Nhật Bản | Trả lời các câu hỏi về hàng cấm, hàng vượt định mức miễn thuế, hàng thương mại hoặc hàng được người khác nhờ mang vào Nhật. Nếu không có, chọn “No”. |
| (12) | Cash, Checks, Securities vượt mức quy định | Khai báo nếu mang theo tiền mặt, séc, chứng khoán hoặc giấy tờ có giá vượt mức quy định. Nếu không có, chọn “No”. |
| (13) | Unaccompanied Articles | Khai báo nếu có hành lý gửi sau hoặc hàng hóa không đi cùng người nhập cảnh. Nếu không có, chọn “No”. |
| (14) | Signature | Ký tên xác nhận thông tin đã khai. Chữ ký nên giống với hộ chiếu. |
| (15) | Description of Personal Effects | Chỉ điền khi bạn có hàng hóa cần khai báo ở phần bên phải của mẫu. Nếu các câu trả lời liên quan đều là “No”, thường không cần điền phần này. |
Khi điền tờ khai hải quan, bạn cần khai trung thực các món đồ mang theo, nhất là tiền mặt, thực phẩm, thuốc, hàng hóa có giá trị hoặc vật phẩm bị hạn chế. Nếu không chắc một món đồ có cần khai báo không, bạn nên hỏi nhân viên hải quan tại sân bay.
Hướng dẫn khai báo nhập cảnh Nhật Bản online
Khai báo nhập cảnh Nhật Bản online được thực hiện qua Visit Japan Web. Đây là nền tảng giúp du khách khai trước thông tin nhập cảnh và hải quan, sau đó nhận mã QR để xuất trình khi đến sân bay Nhật Bản. Hình thức này phù hợp với người muốn tiết kiệm thời gian, hạn chế điền giấy tại sân bay và chủ động kiểm tra thông tin trước chuyến bay.
Việc khai online không quá phức tạp, nhưng bạn cần chuẩn bị sẵn hộ chiếu, thông tin chuyến bay, địa chỉ lưu trú tại Nhật và lịch trình cơ bản. Nếu đi theo gia đình hoặc nhóm, nên khai sớm để có thời gian kiểm tra lại từng thông tin trước ngày bay.
Để tiết kiệm thời gian làm thủ tục tại sân bay, du khách có thể thực hiện khai báo nhập cảnh và hải quan trực tuyến thông qua hệ thống Visit Japan Web trước ngày khởi hành. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:
Bước 1: Truy cập Visit Japan Web và đăng ký tài khoản
Trước tiên, bạn truy cập vào website chính thức tại https://services.digital.go.jp/ của Visit Japan Web. Đây là hệ thống dùng để khai báo thông tin nhập cảnh, hải quan và nhận mã QR trước khi đến Nhật Bản.
Tại trang chủ Visit Japan Web, chọn nút “Start using the service now” để bắt đầu đăng ký và thực hiện các thủ tục khai báo nhập cảnh trực tuyến.
Nếu chưa có tài khoản, chọn “Tạo tài khoản mới” và đăng ký bằng email cá nhân. Trường hợp đã có tài khoản, chỉ cần đăng nhập để tiếp tục các bước khai báo.
Bước 2: Đăng ký thông tin cá nhân
Sau khi đăng nhập thành công, bạn cần tạo hồ sơ cá nhân trên hệ thống. Thông tin này sẽ được sử dụng cho các lần nhập cảnh tiếp theo nên chỉ cần khai báo một lần.
Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Thông tin của bạn” để bắt đầu khai báo các thông tin cá nhân và hộ chiếu trên hệ thống.
Đối với phần lớn du khách Việt Nam đi du lịch hoặc công tác ngắn hạn, các câu hỏi về hộ chiếu Nhật Bản, tái nhập cảnh và miễn thuế thường chọn “Không”.
Tiếp tục nhập đầy đủ họ tên, số hộ chiếu, quốc tịch, ngày sinh, nghề nghiệp và địa chỉ hiện tại theo đúng thông tin trên hộ chiếu.
Sau khi kiểm tra lại thông tin đã nhập, chọn tình trạng visa hiện tại để hoàn tất bước đăng ký hồ sơ cá nhân.
Sau khi đăng ký hồ sơ cá nhân thành công, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận tình trạng visa Nhật Bản. Hãy chọn đúng thông tin của bạn trước khi tiếp tục khai báo lịch trình nhập cảnh.
Bước 3: Tạo lịch dự kiến nhập cảnh
Khi hồ sơ cá nhân đã được phê duyệt, bạn cần tạo lịch trình cho chuyến đi sắp tới. Đây là bước khai báo các thông tin liên quan đến chuyến bay và nơi lưu trú tại Nhật Bản. Chọn “Đăng ký Lịch dự kiến Nhập cảnh/Quay lại mới” và tiếp tục tạo hồ sơ mới cho chuyến đi.
Nếu đây là lần đầu sử dụng Visit Japan Web, chọn “Không sao chép và tiếp tục việc đăng ký” để khai báo thông tin mới cho chuyến đi.
Nhập ngày dự kiến đến Nhật Bản, hãng hàng không, số hiệu chuyến bay và nơi khởi hành theo đúng thông tin trên vé máy bay.
Nhập địa chỉ khách sạn hoặc nơi ở đầu tiên tại Nhật Bản, sau đó kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi đăng ký lịch trình.
Sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ thông tin như tên khách sạn, địa chỉ và số điện thoại liên hệ, nếu thông tin chính xác hãy nhấn “Đăng ký Lịch dự kiến” để hoàn tất bước khai báo lịch trình.
Bước 4: Khai báo thông tin nhập cảnh
Sau khi hoàn tất lịch trình chuyến đi, bạn tiếp tục khai báo hải quan trên Visit Japan Web. Đây là bước giúp cơ quan chức năng Nhật Bản tiếp nhận trước các thông tin cần thiết trước khi bạn đến sân bay.
Chọn mục “Thủ tục nhập cảnh và Khai báo hải quan” để bắt đầu điền tờ khai nhập cảnh.
Sau khi chọn “Tiếp theo”, hệ thống sẽ chuyển sang phần khai báo nhập cảnh dành cho người nước ngoài. Tại đây, bạn cần chọn mục đích chuyến đi và khai báo thời gian lưu trú dự kiến tại Nhật Bản theo đúng lịch trình thực tế.
Khai báo mục đích chuyến đi và thời gian lưu trú dự kiến tại Nhật Bản theo đúng lịch trình thực tế.
Trả lời trung thực các câu hỏi liên quan đến tiền án, tiền sự hoặc các vấn đề xuất nhập cảnh trước đây.
Bước 5: Khai báo hải quan điện tử
Sau phần nhập cảnh, hệ thống sẽ chuyển sang tờ khai hải quan điện tử.
Khai báo các loại hàng hóa, tiền mặt, thực phẩm hoặc vật phẩm thuộc diện phải khai báo nếu có.
Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai, tích chọn ô xác nhận và nhấn “Đăng ký” để hoàn tất thủ tục nhập cảnh và hải quan điện tử trên hệ thống.
Bước 6: Nhận mã QR và sử dụng khi nhập cảnh
Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, hệ thống sẽ tạo mã QR dùng cho thủ tục nhập cảnh và hải quan tại sân bay Nhật Bản.
Bạn nên lưu mã QR vào điện thoại hoặc chụp màn hình trước ngày khởi hành. Khi đến Nhật Bản, chỉ cần xuất trình mã QR tại khu vực nhập cảnh và hải quan để hoàn tất thủ tục nhanh chóng.
So sánh mẫu tờ khai nhập cảnh Nhật Bản bản giấy và online
Mẫu tờ khai nhập cảnh Nhật Bản bản giấy và hình thức khai online qua Visit Japan Web đều có cùng mục đích là ghi nhận thông tin nhập cảnh của du khách. Tuy nhiên, hai hình thức này khác nhau ở cách thực hiện, thời gian xử lý và mức độ tiện lợi trong quá trình làm thủ tục tại sân bay.
Nếu bạn quen sử dụng điện thoại, máy tính và muốn tiết kiệm thời gian xếp hàng, khai online là lựa chọn nên ưu tiên. Ngược lại, nếu bạn không kịp khai trước chuyến bay hoặc gặp lỗi hệ thống, tờ khai giấy vẫn là phương án dự phòng cần thiết.
Bảng dưới đây giúp bạn dễ so sánh hai hình thức khai báo:
|
Tiêu chí |
Tờ khai bản giấy |
Khai online qua Visit Japan Web |
| Cách thực hiện | Điền trực tiếp trên mẫu giấy được phát trên máy bay hoặc tại sân bay. | Điền thông tin trước trên website Visit Japan Web bằng điện thoại hoặc máy tính. |
| Thời điểm khai | Thường khai trong chuyến bay hoặc sau khi đến sân bay Nhật Bản. | Có thể khai trước ngày bay, lý tưởng là trước khoảng 24 – 48 giờ. |
| Thời gian làm thủ tục | Có thể lâu hơn vì cần kiểm tra thủ công và dễ phải xếp hàng. | Nhanh hơn vì có mã QR để xuất trình tại khu vực nhập cảnh và hải quan. |
| Khả năng chỉnh sửa | Nếu viết sai, bạn phải sửa trên giấy hoặc điền lại mẫu mới. | Có thể kiểm tra và chỉnh sửa thông tin trước khi hoàn tất khai báo. |
| Mức độ tiện lợi | Phù hợp với người không quen dùng công nghệ hoặc chưa khai online. | Phù hợp với hầu hết du khách, đặc biệt là người muốn chủ động chuẩn bị trước. |
| Trường hợp nên dùng | Khi chưa khai online, điện thoại hết pin, không có Internet hoặc hệ thống gặp lỗi. | Khi muốn tiết kiệm thời gian, đi theo nhóm hoặc muốn hạn chế điền giấy tại sân bay. |
Nhìn chung, khai online qua Visit Japan Web tiện hơn nếu bạn chuẩn bị trước chuyến đi. Tuy nhiên, bạn vẫn nên biết cách điền tờ khai nhập cảnh Nhật Bản giấy để dự phòng trong trường hợp mã QR không mở được, điện thoại gặp sự cố hoặc sân bay yêu cầu xử lý theo hình thức truyền thống.
Dù chọn cách nào, thông tin khai báo vẫn cần chính xác và trung thực. Những thông tin như họ tên, số hộ chiếu, số chuyến bay, thời gian lưu trú, địa chỉ ở Nhật và mục đích nhập cảnh nên được kiểm tra kỹ trước khi nộp hoặc xuất trình mã QR.
Các câu hỏi thường gặp
Nếu bạn là người Việt Nam đi Nhật với mục đích du lịch, công tác, thăm thân, du học hoặc lưu trú ngắn hạn, bạn nên chuẩn bị thông tin để khai báo nhập cảnh. Trường hợp đặc biệt có quy định riêng, bạn nên kiểm tra hướng dẫn từ hãng bay hoặc cơ quan nhập cảnh trước khi đi.
Nếu dùng tờ khai giấy, bạn có thể điền trên máy bay hoặc tại sân bay Nhật Bản. Tuy nhiên, khai online trước vẫn thuận tiện hơn vì giúp giảm thời gian chờ và tránh bị lúng túng khi vừa hạ cánh.
Các thông tin như họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh, số chuyến bay, địa chỉ lưu trú và mục đích nhập cảnh phải chính xác với giấy tờ cá nhân. Nếu có sai sót, người nhập cảnh vẫn là người chịu trách nhiệm khi làm thủ tục tại sân bay.
Tuy nhiên, bạn nên khai báo trước trên Visit Japan Web vì hình thức này giúp nhận mã QR, tiết kiệm thời gian xếp hàng và thuận tiện hơn khi làm thủ tục nhập cảnh. Nếu đi du lịch tự túc, đi cùng gia đình hoặc theo đoàn, nên hoàn tất khai báo online trước ngày bay để chủ động hơn.
Tuy nhiên, mỗi người vẫn cần có thông tin riêng như hộ chiếu, chuyến bay, địa chỉ lưu trú và mã QR tương ứng. Trước khi hoàn tất khai báo, bạn nên kiểm tra từng hồ sơ để tránh nhầm thông tin giữa các thành viên.
Nếu trẻ đi cùng bố mẹ hoặc người giám hộ, phụ huynh có thể hỗ trợ khai trên Visit Japan Web hoặc điền tờ khai giấy thay trẻ. Thông tin của trẻ cần khớp với hộ chiếu và giấy tờ đi kèm.
Bạn nên sử dụng đúng website chính thức và tránh các trang trung gian không rõ nguồn gốc yêu cầu trả phí bất thường. Nếu cần dịch vụ hỗ trợ khai báo, chi phí đó là phí dịch vụ riêng, không phải lệ phí bắt buộc của tờ khai nhập cảnh.
Nếu bạn rời khỏi khu vực quá cảnh, nhập cảnh vào Nhật để lấy hành lý, đổi sân bay, nghỉ qua đêm hoặc ra ngoài tham quan, bạn có thể cần làm thủ tục nhập cảnh và khai báo theo quy định. Vì vậy, nên kiểm tra kỹ loại vé, sân bay nối chuyến và thời gian quá cảnh trước khi đi.
Nếu không mở được mã QR hoặc điện thoại gặp sự cố, bạn có thể khai bằng tờ khai giấy tại sân bay theo hướng dẫn của nhân viên. Để tránh rủi ro, nên lưu mã QR dưới dạng ảnh trong điện thoại và có thể in thêm một bản giấy trước khi bay.
Kết luận
Tờ khai nhập cảnh Nhật Bản là thủ tục quan trọng giúp quá trình nhập cảnh diễn ra thuận lợi và đúng quy định. Du khách có thể chọn điền mẫu tờ khai xuất nhập cảnh Nhật Bản bản giấy tại sân bay hoặc khai báo nhập cảnh Nhật Bản online qua Visit Japan Web để nhận mã QR trước chuyến đi.
Để tránh mất thời gian khi đến Nhật, bạn nên chuẩn bị sẵn hộ chiếu, visa nếu cần, thông tin chuyến bay, địa chỉ lưu trú và lịch trình cơ bản. Nếu cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ visa Nhật hoặc tư vấn thủ tục nhập cảnh, Visa Toàn Cầu luôn đồng hành và hướng dẫn bạn theo đúng tình trạng chuyến đi.
