Tờ khai xin visa Nhật là một phần quan trọng trong bộ hồ sơ. Chỉ cần một thông tin thiếu chính xác hoặc không thống nhất với các giấy tờ khác, hồ sơ của bạn có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt. Trong bài viết này, Visa Toàn Cầu sẽ hướng dẫn bạn cách khai form visa Nhật chi tiết theo từng mục, giúp bạn dễ dàng hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, hạn chế sai sót và tăng khả năng được xét duyệt ngay từ lần nộp đầu tiên.
Tờ khai xin visa Nhật Bản là gì? Tại sao phải điền tờ khai xin visa Nhật Bản?
Cũng giống như khi đến các quốc gia lớn khác, tờ khai thị thực (Visa application form) là giấy tờ bắt buộc mà bạn phải nộp khi làm hồ sơ xin visa Nhật Bản diện du lịch, thăm thân hay công tác.
Thông qua tờ khai visa, sẽ xem xét và kiểm tra các thông tin quan trọng liên quan đến nhân thân, công việc, mục đích chuyến đi cũng như khả năng tài chính của người nộp hồ sơ. Những thông tin được điền trong tờ khai được đối chiếu với các giấy tờ chứng minh đi kèm nhằm đánh giá tính chính xác, sự minh bạch và độ tin cậy của toàn bộ hồ sơ trước khi đưa ra quyết định cấp visa.
Việc nắm rõ cách khai form visa Nhật chuẩn xác đóng vai trò vô cùng quan trọng Chỉ cần một lỗi sai lệch nhỏ hay thông tin không đồng nhất cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị từ chối ngay lập tức. Chính vì vậy, tìm hiểu kỹ cách điền form xin visa nhật một cách tỉ mỉ, rõ ràng sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm đáng tiếc và tự tin chinh phục tấm thị thực xứ sở hoa anh đào.
Hướng dẫn cách khai form visa Nhật Bản
Việc điền đúng thông tin tờ khai là một trong những bước quan trọng quyết định tỷ lệ đậu visa. Nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối chỉ vì khai sai, bỏ trong thông tin hoặc điền không đồng nhất với giấy tờ đính kèm. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm cách khai form visa Nhật chuẩn xác, dễ hiểu hoặc muốn tham khảo mẫu tờ khai visa Nhật mới nhất, có thể xem hướng dẫn chi tiết dưới đây. thì có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây.
Tờ khai xin visa Nhật Bản thường gồm 2 trang với các mục thông tin cá nhân, lịch trình chuyến đi và người bảo lãnh/người mời tại Nhật.
Trang 1: Thông tin cá nhân và kế hoạch chuyến đi
1. Surname/Given and middle names/Other names
- Surname: Họ của bạn theo hộ chiếu
- Given and middle names: Tên và tên đệm
- Other names: Tên khác đã từng sử dụng (nếu có)
Thông tin cần ghi hoàn toàn giống hộ chiếu, viết in hoa không dấu để tránh sai lệch dữ liệu.
2. Date of Birth/Place of Birth
Đây là một trong những nội dung quan trọng trong cách khai form visa Nhật mà nhiều người thường điền sai do thiếu thông tin quốc gia hoặc viết tắt địa danh.
- Ngày sinh nên ghi theo định dạng ngày/tháng/năm
- Nơi sinh ghi đầy đủ: Phường/Xã – Quận/Huyện – Tỉnh/Thành phố – Quốc gia
Khi thực hiện hướng dẫn viết tờ khai xin visa Nhật, nhiều người thường ghi thiếu quốc gia hoặc viết tắt địa danh, điều này có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa.
3. Sex/Marital Status
Bạn chọn giới tính và tình trạng hôn nhân hiện tại.
- Male: Nam
- Female: Nữ
Tình trạng hôn nhân gồm:
- Single: Độc thân
- Married: Đã kết hôn
- Widowed: Góa
- Divorced: Ly hôn
Thông tin này nên thống nhất với giấy xác nhận cư trú hoặc hồ sơ hộ tịch nếu được yêu cầu bổ sung.
4. Nationality or Citizenship/Former nationality: Khai quốc tịch hiện tại và quốc tịch cũ (nếu từng thay đổi). Nếu chỉ có quốc tịch Việt Nam, bạn điền “VIETNAM” ở mục quốc tịch hiện tại và để trống mục quốc tịch cũ.
5. ID No. issued to you by your government: Điền số CCCD
6. Passport type: Loại hộ chiếu
- Diplomatic: Hộ chiếu ngoại giao
- Official: Hộ chiếu công vụ
- Ordinary: Hộ chiếu phổ thông
- Other: Loại khác
7. Place of issue: Khai nơi cấp hộ chiếu theo thông tin in trên hộ chiếu, điền “Immigration Department” (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh).
8. Issuing authority/Date of issue/Date of expiry: Điền cơ quan cấp hộ chiếu, ngày cấp và ngày hết hạn. Thông tin cần trùng khớp hoàn toàn với hộ chiếu gốc. Đây là mục thường bị sai khi người khai viết nhầm định dạng ngày tháng.
9. Purpose of visit to Japan: Mục đích nhập cảnh vào Nhật Bản. Mục đích nhập cảnh cần thống nhất với loại visa Nhật Bản mà bạn đăng ký xin cấp.
- Sightseeing: Du lịch
- Business: Công tác
- Visiting relatives: Thăm thân
- Study: Du học
10. Intended length of stay in Japan: Số ngày dự kiến lưu trú tại Nhật. Bạn nên ghi đúng với lịch trình chuyến đi và booking vé máy bay/khách sạn để hồ sơ có tính logic cao hơn.
11. Date of arrival in Japan: Ngày dự kiến nhập cảnh Nhật Bản. Thông tin này nên trùng với vé máy bay hoặc kế hoạch lịch trình đính kèm trong hồ sơ.
12. Name of ship or airline: Tên hãng hàng không hoặc chuyến bay dự kiến sử dụng. Nếu chưa đặt vé chính thức, bạn vẫn có thể khai theo lịch trình dự kiến.
13. Name and address of hotels or persons with whom applicant intends to stay: Khai thông tin nơi lưu trú tại Nhật. Bạn cần ghi:
- Tên khách sạn hoặc người bảo lãnh
- Địa chỉ
- Số điện thoại liên hệ
Nếu ở nhiều nơi, nên ưu tiên ghi khách sạn đầu tiên hoặc nơi lưu trú chính trong chuyến đi.
14. Date and duration of previous stays in Japan: Khai báo lịch sử từng đến Nhật trước đây (nếu có).
- Bạn ghi rõ thời gian từng lưu trú tại Nhật Bản (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm) nếu đã từng nhập cảnh trước đó.
- Nếu chưa từng nhập cảnh Nhật Bản, bạn có thể ghi “NO”.
15. Your current residential address: Điền địa chỉ cư trú hiện tại cùng thông tin liên hệ. Đây là mục khá quan trọng trong cách khai form visa Nhật, vì Lãnh sự quán có thể sử dụng thông tin này để xác minh hồ sơ. Bao gồm:
- Địa chỉ lưu trú hiện tại
- Số điện thoại
- Email cá nhân
Đây là mục quan trọng trong cách điền tờ khai xin visa đi Nhật, vì Lãnh sự quán có thể sử dụng để liên hệ xác minh hồ sơ.
16. Current profession or occupation and position: Khai nghề nghiệp và chức vụ hiện tại. Nội dung cần đồng nhất với giấy xác nhận công việc hoặc hợp đồng lao động.
17. Name and address of employer: Thông tin công ty hoặc nơi học tập hiện tại, bao gồm: tên cơ quan/tên trường học, địa chỉ và số điện thoại liên hệ
Trang 2: Thông tin người bảo lãnh hoặc người mời tại Nhật
18. Partner’s profession/occupation: Khai nghề nghiệp của vợ/chồng. Nếu người xin visa là trẻ vị thành niên thì sẽ điền nghề nghiệp của cha mẹ.
19. Guarantor or reference in Japan: Thông tin người bảo lãnh tại Nhật Bản. Bao gồm:
- Họ tên
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Nghề nghiệp
- Mối quan hệ với người xin visa
Nếu đi du lịch tự túc không có người bảo lãnh, bạn có thể để trống mục này.
20. Inviter in Japan: Thông tin người mời tại Nhật.
Khi khai form visa Nhật, nếu người mời và người bảo lãnh là cùng một người, bạn có thể ghi “Same as above” để tránh lặp thông tin.
21. Remarks/Special circumstances: Mục ghi chú thêm nếu có tình huống đặc biệt.
Ví dụ:
- Đi cùng gia đình
- Có trẻ em đi kèm
- Thay đổi lịch trình đột xuất
Nếu không có thông tin bổ sung, bạn có thể để trống.
22. Have you ever…: Đây là mục khai báo liên quan đến tiền án, tiền sự, lịch sử vi phạm pháp luật hoặc các vấn đề liên quan đến xuất nhập cảnh tính đến thời điểm hiện tại. Thông thường, đa số đương đơn sẽ chọn “No” cho các câu hỏi trong phần này. Nếu trả lời “Yes”, bạn cần ghi rõ thông tin chi tiết vào phần trống bên dưới để Lãnh sự quán xem xét.
Lưu ý, hãy đánh dấu đầy đủ vào ô “Yes” hoặc “No” cho từng câu hỏi sau:
- Been convicted of a crime or offence in any country? Bạn đã từng bị kết án hoặc phạm pháp tại bất kỳ quốc gia nào hay chưa?
- Been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country? Bạn đã từng bị phạt tù hoặc bị giam giữ từ 1 năm trở lên ở bất kỳ quốc gia nào hay chưa?
- Been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation? Bạn đã từng bị trục xuất khỏi Nhật Bản hoặc quốc gia khác do lưu trú quá hạn visa hay vi phạm quy định pháp luật chưa?
- Been convicted and sentenced for a drug offence in any country in violation of law concerning narcotics, marijuana, opium, stimulants or psychotropic substances? Bạn đã từng bị kết án liên quan đến các hành vi vi phạm pháp luật về ma túy, chất kích thích hoặc các chất cấm khác hay chưa?
- Engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly connected to prostitution? Bạn đã từng tham gia, môi giới hoặc liên quan đến các hoạt động mại dâm hay chưa?
- Committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence? Bạn đã từng liên quan đến hành vi buôn người hoặc hỗ trợ, xúi giục người khác thực hiện hành vi này hay chưa?
23. Signature of applicant: Chữ ký và họ tên đầy đủ của người xin visa. Đối với trẻ em chưa đủ tuổi ký tên, phụ huynh có thể ký thay và ghi chú mối quan hệ (Ví dụ: Signed by mother)
24. Photo
Ảnh dán trên form visa Nhật cần đáp ứng đúng quy định:
- Ảnh visa Nhật Bản yêu cầu kích thước 4,5 x 4,5 cm, được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất và phải thể hiện rõ khuôn mặt.
- Người nộp hồ sơ cần ghi đầy đủ họ tên ở mặt sau ảnh, sau đó dán cố định vào tờ khai bằng keo hoặc hồ dán. Không sử dụng kim bấm hoặc dập ghim lên ảnh.
- Những ảnh bị mờ, nhòe, bẩn, rách, hư hỏng hoặc không nhìn rõ khuôn mặt sẽ không được Lãnh sự quán chấp nhận.
Lưu ý khi khai form visa Nhật bản
Trong quá trình thực hiện cách khai form visa Nhật, nhiều đương đơn thường gặp lỗi sai thông tin, điền thiếu mục hoặc khai không đồng nhất với hồ sơ đính kèm. Dù là lỗi nhỏ nhưng vẫn có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc ảnh hưởng đến tỷ lệ đậu visa. Vì vậy, trước khi điền form, bạn nên lưu ý một số vấn đề quan trọng dưới đây.
- Mẫu chuẩn & Mã QR: Dùng đúng mẫu của Đại sứ quán; mở file bằng Acrobat/Foxit Reader để tránh lỗi mã QR.
- Đồng nhất thông tin: Toàn bộ nội dung phải khớp tuyệt đối với hộ chiếu, CCCD, hồ sơ công việc và booking.
- Không bỏ trống: Điền đầy đủ tất cả các mục; mục nào không áp dụng thì ghi rõ “N/A”.
- Ngôn ngữ: Khai bằng tiếng Anh, viết IN HOA không dấu để hạn chế sai sót.
- Ảnh thẻ: Kích thước chuẩn 4.5 x 4.5 cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng và không photoshop quá đà.
- Lịch trình: Ngày nhập cảnh, thời gian lưu trú và khách sạn phải khớp chính xác với booking.
- Lịch sử nhập cảnh: Khai thật và đúng nếu đã từng đến Nhật, tuyệt đối không bỏ sót thông tin.
- Công việc: Ngành nghề, chức vụ, nơi làm việc phải trùng khớp với hợp đồng hoặc giấy xác nhận.
- Rà soát lỗi: Kiểm tra lại số hộ chiếu, ngày tháng, chính tả ít nhất một lần trước khi in.
- Chữ ký: Ký tên trực tiếp và đảm bảo giống y hệt chữ ký trong hộ chiếu.
Kinh nghiệm khi điền đơn xin visa đi Nhật Bản
Nhật Bản là quốc gia có quy trình xét duyệt visa khá kỹ, đặc biệt đối với hồ sơ du lịch tự túc. Vì vậy, ngoài việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, bạn cũng cần nắm rõ một số kinh nghiệm quan trọng trong quá trình thực hiện cách khai form visa Nhật để hạn chế sai sót và tăng độ tin cậy cho hồ sơ.
- Sau khi hoàn tất cách khai form visa Nhật, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi in và ký tên để tránh sai sót khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
- Nên sử dụng đúng mẫu đơn xin visa Nhật mới nhất có mã QR theo quy định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản.
- Mọi thông tin trong tờ khai cần được điền trung thực, chính xác và đồng nhất với các giấy tờ đính kèm như hộ chiếu, lịch trình, xác nhận công việc và chứng minh tài chính.
- Khi khai lịch trình chuyến đi, bạn nên trình bày rõ ràng, cụ thể để tăng độ tin cậy trong quá trình xét duyệt visa Nhật Bản.
- Nếu xin visa theo diện thăm thân hoặc công tác, cần khai chính xác thông tin người mời/người bảo lãnh tại Nhật.
- Trong quá trình thực hiện cách khai form visa Nhật, bạn nên điền form bằng tiếng Anh và kiểm tra kỹ lỗi chính tả trước khi nộp hồ sơ.
- Không nên tẩy xóa hoặc chỉnh sửa thủ công quá nhiều trên tờ khai đã in để tránh ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của hồ sơ.
- Chữ ký trên đơn xin visa Nhật cần thống nhất với chữ ký trên hộ chiếu và các giấy tờ cá nhân khác.
- Đối với các mục không có thông tin, bạn nên ghi “N/A” theo đúng hướng dẫn thay vì để trống.
Nắm rõ những lưu ý trên sẽ giúp quá trình thực hiện cách khai form visa Nhật trở nên dễ dàng hơn, đồng thời hạn chế tối đa các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị đánh giá chưa đạt yêu cầu.
Các câu hỏi thường gặp
Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn biết cách khai form visa nhật, đồng thời bỏ túi được nhiều kinh nghiệm thực tế để nâng cao tỷ lệ đậu visa Nhật cho bản thân. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn khi kiểm tra xác suất đậu visa Nhật hoặc muốn tiết kiệm tối đa thời gian chuẩn bị hồ sơ, hãy để Visa Toàn Cầu đồng hành cùng bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0917607117 hoặc email: visatoancau.com.vn@gmail.com để được tư vấn dịch vụ xin visa đi Nhật trọn gói du lịch – công tác – thăm thân hiệu quả nhất!
