Quy Trình Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Ba Lan

Ba Lan nằm ở khu vực Trung Âu, là thành viên của Công ước LaHay. Vậy liệu giấy tờ, tài liệu pháp lý của Ba Lan vào Việt Nam có cần hợp pháp hóa lãnh sự không? Việt Nam hiện không phải là quốc gia thành viên nên hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan là một thủ tục bắt buộc cần phải thực hiện để có thể sử dụng giấy tờ, tài liệu được cấp tại nước này ở nước còn lại.

Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh (không bao gồm chứng nhận nội dung và hình thức) trên giấy tờ, tài liệu của Ba Lan để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và có thể sử dụng tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa là áp dụng với những quốc gia, quốc gia mà không phải là thành viên của công ước La Hay – bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa các giấy tờ hành chính của nước ngoài. Ban hành ngày 5 tháng 10 năm 1961 (Công báo năm 2005 mục 938).

Lưu ý: Lãnh sự chỉ hợp pháp hóa trên bản gốc giấy tờ hoặc bản sao chính thức giấy tờ. Lãnh sự không hợp pháp hóa bản copy (bản chụp) đen trắng hoặc bản được in từ hệ thống điện tử. Giấy tờ tài liệu – trước khi được nộp cho lãnh sự – cần phải thực hiện hợp pháp hóa/chứng thực bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền của quốc gia đó.

Mục đích hợp pháp hóa lãnh sự

Mục đích hợp pháp hóa lãnh sự chứng nhận lãnh sự Ba Lan là nhằm khiến các giấy tờ, văn bản của một nước được công nhận tại một nước khác. Không ảnh hưởng tới hiệu lực pháp lý tại nước ngoài do nghi ngờ tính chân thực của con dấu và chữ ký trên giấy tờ, văn bản.

Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự Ba Lan không có chức năng xác nhận các hạng mục trong giấy hoặc các giấy tờ văn bản chứng minh khác, không chịu trách nhiệm về tính chân thực và hợp pháp của nội dung giấy tờ văn bản nội dung do cơ quan cấp giấy tờ chịu trách nhiệm.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, bạn cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
Trường hợp nộp trực tiếp: người đề nghị sẽ xuất trình giấy tờ tùy thân (bản chính). Trường hợp nộp qua bưu điện: 01 bản chụp giấy tờ tùy thân;
Giấy tờ, tài liệu đã được Bộ ngoại giao Ba Lan chứng nhận;
01 bản dịch giấy tờ, tài liệu sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nếu đã sử dụng loại tiếng này thì không cần bản dịch;
01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp bản dịch (nếu có);
01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Quy trình thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Khi bạn cần sử dụng giấy tờ, tài liệu cấp ở Ba Lan tại Việt Nam thì bạn cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan theo trình tự dưới đây:

Bước 1: Xác nhận tài liệu bởi Cơ quan có thẩm quyền nơi tài liệu được ban hành

Bạn mang bản gốc giấy tờ do Ba Lan đến cơ quan có thẩm quyền tại nơi cấp giấy tờ đó. Như Tòa án Quận, Phòng Thương mại,… Cơ quan có thẩm quyền sẽ được căn cứ tùy vào loại tài liệu.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ ngoại giao Ba Lan

Đây là một bước để có đầy đủ hồ sơ cho bước tiếp theo. Bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Bộ ngoại giao Ba Lan (bạn cần thực hiện việc đặt lịch trước).

01 Bản gốc giấy tờ đã được công chứng/xác nhận;
01 Bản chụp giấy tờ nhân thân;
Giấy uỷ quyền nếu có.

Bước 3: Nơi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Sau khi đã chuẩn bị đủ hồ sơ như đã liệt kê ở trên, bạn sẽ nộp hồ sơ tại một trong các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại Giao (Hà Nội), Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Ba Lan.

Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ nhận giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự. Sau đó, bạn có thể dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng ở Việt Nam.