Visa công tác Hàn Quốc: Thủ tục, hồ sơ chi tiết 2024

Hàn Quốc là một trong những quốc gia có vốn đầu tư lớn với nhiều hoạt động hợp tác kinh doanh chặt chẽ. Để có thể sang Hàn Quốc hợp tác làm ăn, bạn cần xin visa công tác Hàn Quốc. Nếu bạn lần đầu xin visa, không nắm rõ những quy trình cũng như hồ sơ xin visa công tác Hàn Quốc, thì có thể tham khảo các thông tin dưới đây của Visa Toàn Cầu.

Visa công tác Hàn Quốc là gì?

Visa công tác Hàn Quốc gồm 2 loại là C3 4 và C3 1

Visa công tác Hàn Quốc hay visa thương mại (ký hiệu C3 4) là loại thị thực cho phép người sở hữu nhập cảnh vào Hàn Quốc để tham dự các hoạt động thương mại như hợp tác kinh doanh, nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các giao dịch ở quy mô nhỏ.

Người sở hữu visa thương mại Hàn Quốc không được phép tham gia vào các hoạt động được trả thù lao với bất cứ hình thức nào. Visa này cho phép người sở hữu lưu trú tại Hàn Quốc tối đa 90 ngày và chỉ được phép nhập cảnh một lần trong vòng 3 tháng kể từ ngày visa được cấp.

Ngoài thị thực C3 4, bạn cũng có thể xin visa C3 1 dành cho những người có nhu cầu nhập cảnh Hàn Quốc để tham dự hội nghị, sự kiện. Loại visa này cũng cho phép nhập cảnh một lần trong vòng 3 tháng và thời gian lưu trú tối đa là 90 ngày, tương tự như visa C3 4.

Điều kiện xin visa công tác Hàn Quốc

– Người được mời:

• Người tham gia vào việc thành lập chi nhánh công ty hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Hàn Quốc hoặc có nhu cầu liên hệ công việc với chi nhánh tại Hàn Quốc.
• Người được cơ quan nhà nước, tổ chức hoặc cá nhân tại Hàn Quốc mời để tham gia vào các hoạt động ký kết hợp đồng, mua bán, khảo sát thị trường, tư vấn.
• Người có nhu cầu lưu trú với mục đích lắp đặt, bảo trì, kiểm tra hoặc tập huấn cách vận hành máy móc xuất nhập khẩu.
• Người lưu trú ngắn hạn vì các mục đích thương mại khác ngoài những mục đích đã nêu.

– Người mời:

• Các cơ quan nhà nước hoặc tư nhân (công ty, tổ chức) tại Hàn Quốc.

– Một số trường hợp bị hạn chế cấp visa công tác Hàn:

• Nhập cảnh nhằm tham gia các hoạt động được trả lương hoặc với những mục đích không chính đáng khác.
• Tham gia một số hoạt động lao động hoặc kỹ thuật cụ thể và nhận thù lao từ người mời.
• Nhận tiền từ công ty nước ngoài nhưng làm việc thực tế tại Hàn Quốc.
• Mục đích nhập cảnh không rõ ràng hoặc không có tài liệu chứng minh cụ thể.
• Nghi ngờ nhập cảnh với những mục đích khác.

Hồ sơ xin visa công tác Hàn Quốc

Mỗi diện visa sẽ cần chuẩn bị những giấy tờ khác nhau

Hồ sơ xin visa công tác Hàn Quốc diện C3 1

Phía người mời tại Hàn Quốc

Trong hồ sơ xin visa công tác Hàn Quốc, người mời tại Hàn Quốc cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

– Thư mời gốc:

• Ghi rõ chi tiết thời gian, lý do mời, nội dung bảo đảm về nước (bao gồm thông tin của người mời phía Hàn Quốc).
• Đóng dấu cơ quan phải khớp với trên giấy xác nhận mẫu dấu hoặc sử dụng bản gốc có đóng dấu cơ quan.
• Người mời trên thư mời phải là người đại diện trên giấy đăng ký thành lập.
• Nếu người phụ trách thay mặt người đại diện mời và dùng dấu cá nhân, cần nộp kèm theo giấy xác nhận mẫu dấu cá nhân và giấy xác nhận công việc của người ký tên

– Thư bảo lãnh:

• Thời gian bảo lãnh tối đa là 4 năm.
• Đóng dấu cơ quan phải khớp với mẫu dấu trên giấy xác nhận mẫu dấu hoặc sử dụng bản gốc có đóng dấu cơ quan.
• Người ký tên trên giấy bảo lãnh phải là người đại diện theo giấy đăng ký thành lập.
• Nếu người phụ trách thay mặt người đại diện và đóng dấu cá nhân, cần kèm theo giấy xác nhận mẫu dấu cá nhân và giấy xác nhận công việc của người ký tên.

– Chứng nhận mẫu dấu/ Chứng nhận con dấu cá nhân:

• Bản gốc được cấp trong vòng 3 tháng gần đây
• Nếu chỉ ký tên mà không đóng dấu pháp nhân, cần nộp giấy xác nhận chữ ký.
• Nếu sử dụng mẫu dấu trên thư mời và giấy bảo lãnh, cần nộp thêm chứng nhận mẫu dấu.

– Bản sao giấy phép thành lập công ty hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh (được cấp trong vòng 3 tháng):

• Nếu là cơ quan nhà nước được miễn giấy phép đăng ký kinh doanh, cần ghi chú số đăng ký kinh doanh vào thư mời.

– Bằng chứng nộp thuế (được cấp trong 3 tháng gần nhất):

• Không áp dụng cho giấy thuế, chứng nhận thuế giá trị gia tăng.
• Đối với diện công tác hoặc người xin visa là chủ doanh nghiệp, thì cần nộp giấy tờ về thuế mẫu C1-02/NS.

– Lịch trình và tài liệu giới thiệu sự kiện:

• Lịch trình chi tiết, tài liệu giới thiệu sự kiện (brochure).
• Trường hợp là cơ quan nhà nước hoặc trường đại học công lập có công văn đính kèm có thể được miễn thư mời, giấy nộp thuế và giấy bảo lãnh.
  • Trong quá trình thẩm định hồ sơ, có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ liên quan
  • Trường hợp là trường công lập mời, cần chuẩn bị tất cả hồ sơ theo yêu cầu trên.

Phía người được mời tại Việt Nam

Hồ sơ xin visa công tác Hàn Quốc đối với đương đơn tại Việt Nam bao gồm:

– Hộ chiếu bản gốc và bản sao còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ

– Đơn xin visa đã dán ảnh kích thước 3.5×4.5 cm

– Giấy tờ chứng minh công việc:

• Công nhân viên chức: Giấy bổ nhiệm chức vụ, quyết định cử đi công tác.
• Giáo sư: Giấy bổ nhiệm, quyết định cử đi công tác.
• Nhân viên công ty: Hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác của công ty Việt Nam.
• Giám đốc: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy nộp thuế.
• Học sinh/sinh viên: Thẻ học sinh/sinh viên, quyết định cử đi giao lưu/học tập từ phía nhà trường.

– Giấy tờ liên quan đến việc vận hành công ty:

• Đăng ký thành lập công ty tại Việt Nam, giấy tờ nộp thuế,…

– Giấy tờ chứng minh mối quan hệ:

• Tài liệu chứng minh tham gia sự kiện.
• Tài liệu liên quan giữa người mời và người được mời(chứng chỉ, bằng cấp).

– Bản sao CMT/ CCCD của người xin visa

* Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ:

• Các giấy tờ phía Việt Nam cần dịch công chứng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh, không quá 3 tháng kể từ ngày dịch.
• Giấy tờ phía Hàn Quốc không cần công chứng.
• Nộp tất cả giấy tờ cấp trong vòng 3 tháng gần nhất kể từ ngày nộp hồ sơ.
• Nếu mời từ 2 người trở lên, chỉ cần nộp 1 bản cho các hồ sơ giống nhau.
• Hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng sự thật có thể bị từ chối cấp visa.
• Từ ngày 1/6/2024, visa C3 1 multiple sẽ chuyển sang diện C3 9 multiple.

Hồ sơ xin visa công tác Hàn Quốc C3 4

Phía người mời tại Hàn Quốc

– Thư mời:

• Nêu rõ chi tiết thời gian, lý do mời, và nội dung bảo đảm về nước, bao gồm thông tin của người mời.
• Đóng dấu cơ quan phải khớp với mẫu dấu trên giấy xác nhận mẫu dấu hoặc sử dụng bản gốc có dấu cơ quan.
• Người ký tên trên thư mời phải là người đại diện trong giấy đăng ký thành lập.
• Nếu người phụ trách thay mặt người đại diện và dùng dấu cá nhân, cần nộp kèm giấy xác nhận mẫu dấu cá nhân và giấy xác nhận nghề nghiệp của người ký.

– Thư bảo lãnh:

• Thời gian bảo lãnh tối đa 4 năm.
• Đóng dấu cơ quan phải đồng nhất với mẫu dấu trên giấy xác nhận mẫu dấu hoặc bản gốc có dấu cơ quan.
• Người đứng tên trong thư bảo lãnh phải là người đại diện trong giấy đăng ký thành lập.
• Nếu người phụ trách thay mặt người đại diện và dùng dấu cá nhân, cần nộp kèm theo giấy xác nhận mẫu dấu cá nhân và giấy xác nhận công việc của người ký tên.

– Giấy xác nhận mẫu dấu/ Chứng nhận mẫu dấu cá nhân (được cấp trong 3 tháng gần nhất)

• Nếu chỉ ký tên mà không đóng dấu pháp nhân, cần nộp giấy xác nhận chữ ký.
• Nếu sử dụng mẫu dấu trên thư mời và giấy bảo lãnh, cần nộp thêm giấy chứng nhận mẫu dấu.

– Bản sao giấy phép thành lập công ty/ Giấy phép đăng ký kinh doanh (được cấp trong 3 tháng gần nhất):

• Cơ quan nhà nước được miễn giấy phép đăng ký kinh doanh cần ghi thêm số đăng ký trên thư mời.

– Bằng chứng nộp thuế (được cấp trong 3 tháng gần nhất):

• Không áp dụng cho giấy nộp thuế, chứng nhận nộp thuế giá trị gia tăng.

– Lịch trình khi đến Hàn Quốc:

• Cung cấp lịch trình và nội dung công việc (thời gian lịch trình phải trùng khớp với thời gian trong thư mời).

– Tài liệu chứng minh mục đích đến Hàn Quốc công tác:

• Hợp đồng mua bán, thư đề nghị xúc tiến dự án, giấy tờ khai báo xuất nhập khẩu, bản sao LC, giấy xác nhận xuất nhập khẩu, biên lai chuyển/nhận tiền, bản sao B/L,…

Phía người được mời tại Việt Nam

– Hộ chiếu gốc và bản sao (không cần dịch thuật công chứng, còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ thời điểm nộp hồ sơ)

– Đơn xin visa công tác Hàn Quốc theo mẫu (kích thước 3.5×4.5cm)

– Giấy tờ chứng minh công việc:

• Nhân viên công ty: Giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác, bảo hiểm xã hội (ảnh chụp màn hình ứng dụng VssID).
• Chủ doanh nghiệp: Giấy phép đăng ký kinh doanh.

– Chứng nhận nộp thuế trong 3 tháng gần nhất

– Bản sao giấy tờ nhân thân (CMT/CCCD)

– Giấy tờ chứng minh đến Hàn Quốc công tác:

• Giấy phép đầu tư, hợp đồng mua bán, bản sao LC, giấy xác nhận xuất nhập khẩu, biên lai chuyển tiền, biên lai nhận tiền, bản sao B/L, v.v.

Người được ủy quyền

– Bản sao hợp đồng lao động.

– Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân.

– Thư ủy quyền có đóng dấu pháp nhân của công ty, không chấp nhận chỉ có chữ ký.

Lưu ý, người được ủy quyền nộp thay phải là nhân viên cùng công ty với người xin visa.

Thủ tục xin visa thương mại Hàn Quốc

Bước 1: Chọn loại thị thực phù hợp

Xác định loại thị thực công tác phù hợp với mục đích đến Hàn Quốc

Bước 2: Hoàn thành đơn xin visa công tác Hàn Quốc

Tờ khai xin visa Hàn Quốc

Điền đầy đủ thông tin trong hồ sơ xin visa Hàn Quốc. Sau khi hoàn tất điền tờ khai, bạn in ra, ký tên và dán ảnh.

Lưu ý, tất cả thông tin trong đơn xin visa Hàn Quốc phải được điền bằng tiếng Anh/ tiếng Hàn.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cho từng diện như checklist mà Visa Toàn Cầu đã cung cấp ở trên.

Bước 4: Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ trực tuyến

Bạn có thể đặt lịch hẹn nộp hồ sơ xin visa Hàn Quốc trực tuyến hoặc lấy số trực tiếp tại Trung tâm KVAC.

Để đặt lịch hẹn online, truy cập https://sgn.visaforkorea-hc.com/ > Chọn ngày và giờ phù hợp > Điền thông tin cơ bản > Xác nhận sử dụng dịch vụ và đăng ký.

Lưu ý:

• KVAC Hà Nội: Đặt lịch hẹn ít nhất 2 ngày trước và tối đa 2 tháng trước kể từ ngày đăng ký.
• KVAC: Không thể đặt lịch trong ngày, chỉ có thể đặt cho ngày tiếp theo.

Bước 5: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí xin visa tại KVAC

Khi đến nộp hồ sơ, cần mang theo:

• Hồ sơ đã chuẩn bị
• Phiếu đặt lịch hẹn đã in (nếu có)
• Điện thoại có tin nhắn xác nhận lịch hẹn từ Trung tâm (nếu đặt lịch trước)

Bạn cần thanh toán lệ phí visa bằng tiền mặt, bao gồm phí nộp hồ sơ cho Đại sứ quán và phí dịch vụ Trung tâm KVAC theo bảng giá đã được cung cấp.

Bước 6: Tra cứu và nhận kết quả visa

Sau khoảng 14 ngày kể từ khi nộp hồ sơ, bạn có thể kiểm tra kết quả visa thương mại Hàn Quốc tại https://www.visa.go.kr/openPage.do?MENU_ID=10301

Khi có kết quả, Trung tâm sẽ gửi thông báo qua SMS. Bạn có thể đến nhận hộ chiếu vào giờ làm việc. Nếu đã đăng ký nhận qua bưu điện, bạn sẽ nhận được sau 1-3 ngày thông qua VNPOST.

Lưu ý: Đối với đương đơn nộp hồ sơ tại Tổng lãnh sự quán Hàn Quốc ở Đà Nẵng, quy trình sẽ gồm các bước: Chọn loại visa > Điền đơn > Chuẩn bị hồ sơ > Nộp tại Tổng lãnh sự quán Đà Nẵng > Thanh toán phí > Nhận kết quả.

Lệ phí xin visa thương mại Hàn

Phí xin visa Hàn Quốc bao gồm phí thị thực và phí KVAC

Lệ phí xin visa Hàn Quốc bao gồm:

• Phí thị thực: Thanh toán cho ĐSQ Hàn Quốc bằng tiền VNĐ
• Phí dịch vụ KVAC: Thanh toán cho trung tâm bằng VNĐ

Bạn có thể tham khảo chi tiết trong bảng dưới đây:

Ngoài ra khi xin visa Hàn Quốc, bạn cần thanh toán thêm những khoản phí sau:

• Phí bưu gửi:
  • Nội thành: 60.000 VNĐ (1 ngày làm việc)
  • Ngoại thành: 80.000 VNĐ (khoảng 3 ngày làm việc)
• Dịch vụ photo, in ấn: 2.000 VND/trang.
• Dịch vụ chụp ảnh: 50.000 VND/4 ảnh theo tiêu chuẩn của Tổng lãnh sự quán Hàn Quốc (áp dụng tại KVAC TP. Hồ Chí Minh).
• Phí dịch thuật hồ sơ: phụ thuộc vào số lượng giấy tờ mà bạn cung cấp

Để đảm bảo tỷ lệ đậu visa, bạn nên lựa chọn sử dụng dịch vụ làm visa công tác Hàn Quốc từ những công ty uy tín như Visa Toàn Cầu. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, Visa Toàn Cầu sẽ hỗ trợ khách hàng thẩm định hồ sơ, tư vấn và cam kết tỷ lệ đậu visa ở tỷ lệ cao. Đặc biệt, Visa Toàn Cầu cung cấp dịch vụ làm visa Hàn Quốc trọn gói, không phát sinh thêm phí trong quá trình làm visa.

Thời gian xử lý hồ sơ xin visa công tác Hàn Quốc

Cả hai loại visa C3 4 và C3 1 đều có thời gian xử lý hồ sơ khoảng 14 ngày kể từ khi Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Hàn Quốc nhận đủ giấy tờ cần thiết.

Thời gian này bao gồm ngày tiếp nhận hồ sơ và các ngày làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu. Trong trường hợp hồ sơ bị thiếu, Đại sứ quán có thể yêu cầu phỏng vấn hoặc bổ sung giấy tờ, điều này khiến cho thời gian cấp visa của bạn kéo dài hơn dự kiến.

Lưu ý về visa công tác Hàn Quốc

• Giấy tờ từ phía Hàn Quốc không cần công chứng. Tuy nhiên, các giấy tờ sao y công chứng cần phải có giấy tờ gốc để đối chiếu. Hồ sơ cần được photocopy trên một mặt A4, không cắt nhỏ. Các giấy tờ như chứng nhận quyền sử dụng nhà đất cần sao y theo đúng kích thước bản gốc.
• Con dấu trên thư mời và giấy bảo lãnh cần thống nhất với nhau. Các giấy tờ không ghi rõ thời gian hiệu lực sẽ chỉ được chấp nhận nếu chúng được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất.
• Mỗi người chỉ có thể đặt một lịch hẹn nộp hồ sơ qua website KVAC, không được đặt nhiều lịch hẹn cho cùng một người. Sau khi đăng ký lịch hẹn thành công, đương đơn không thể hủy hoặc thay đổi thông tin lịch hẹn.
• Trong quá trình chờ kết quả, lãnh sự Hàn Quốc có thể gọi điện thoại để yêu cầu bổ sung hồ sơ, vì vậy bạn cần chú ý điện thoại để không bỏ lỡ cuộc gọi từ lãnh sự quán. 
• Phí xin visa thương mại Hàn Quốc sẽ không được hoàn lại dù thị thực bị từ chối.
• Nếu hộ chiếu không có thông tin về nơi sinh, bạn cần đăng ký bổ sung tại cơ quan cấp hộ chiếu. 
• Người nước ngoài có thị thực Việt Nam từ 2 năm trở lên hoặc đã cư trú liên tục tại Việt Nam ít nhất 2 năm có thể nộp hồ sơ xin visa thương mại Hàn Quốc tại Việt Nam.

Sử dụng dịch vụ làm visa Hàn Quốc tại Visa Toàn Cầu để tăng tỷ lệ đậu visa

Bên trên là những thông tin chi tiết về visa công tác Hàn Quốc mà Visa Toàn Cầu đã tổng hợp lại. Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi có thể giúp ích cho bạn trong quá trình làm visa công tác Hàn Quốc. Nếu bạn cần hỗ trợ dịch vụ làm visa công tác Hàn Quốc thì liên hệ ngay với Visa Toàn Cầu qua hotline 0917607117 để được chuyên viên hỗ trợ nhanh chóng nhé.